برنامه‌ریزی روزانه یکی از کارهایی است که به ما کمک می‌کند تا بتوانیم مسئولیت‌هایمان را مدیریت کنیم و به فعالیت‌های بیش‌تری بپردازیم. بسیاری از افراد بدون اینکه متوجه باشند برنامه‌ی مشخصی برای فعالیت‌های روزانه‌ی خود دارند. برای مثال، وقتی شما سر کلاس‌های مدرسه حاضر می‌شوید پس به برنامه و نظم خاصی پایبند هستید. کلاس‌ها شما را ملزم می‌کنند از صبح تا ظهر مشغول درس‌خواندن باشید.
همچنین در ادامه‌ی روز شما درس‌هایی را که تازه یاد گرفته‌اید مرور می‌کنید، تکالیف فردا را نهایی می‌کنید و برای امتحانات کلاسی آماده می‌شوید. پس می‌بینید که شما هم به برنامه‌ی مشحصی پایبند هستید در صورتی که ممکن است تا به حال متوجه آن نشده باشید!
بدون برنامه هم می‌توان به نتیجه رسید!
بسیاری از افراد معتقدند همیشه هم لازم نیست برنامه‌ی مشخصی داشت. آن‌ها می‌گویند با همین شیوه هم می‌توان به همه‌ی فعالیت‌ها و مسئولیت‌ها رسیدگی کرد. ممکن است این موضوع تا حدی درست باشد. در واقع، وقتی حجم کارها و مسئولیت‌ها کم باشد اهمیت برنامه‌ریزی روزانه خیلی مشخص نمی‌شود اما وقتی حجم کارها زیاد می‌شود ضرورت برنامه‌ریزی مشخص می‌شود.
با یک مثال ساده می‌توان این موضوع را درک کرد. اگر شما فقط یک محصل باشید و هیچ فعالیت دیگری نداشته باشید شاید برنامه‌ی روزانه خیلی مهم نباشد. در هر صورت درس‌ها را آماده می‌کنید و برای امتحانات آماده می‌شوید. هرچند وقتی درس‌ها سنگین‌تر می‌شوند دیگر نمی‌شود با این روش ادامه داد.
اما حالا تصور کنید که در کنار درس باید به یک یا دو کلاس هم برسید. همچنین در خانه مسئولیت برخی از کارها به عهده‌ی شما گذاشته شده است. اینجاست که اهمیت برنامه‌ریزی مشخص می‌شود. در واقع، تنها با داشتن یک برنامه‌ی خوب و درست است که می‌توانید درس بخوانید و هم‌زمان به کلاس‌های غیردرسی‌تان برسید و کارهای خانه را هم انجام بدهید.
بنابراین هرچه یک فرد پر مشغله‌تر باشد اهمیت برنامه‌ریزی روزانه بیش‌تر می‌شود. هرچند درباره‌ی افرادی که مشغله‌ی کم‌تری هم دارند برنامه‌ریزی کمک می‌کند تا کارهایشان بهتر پیش برود و بازدهی بیش‌تری داشته باشند.
ویژگی‌های یک برنامه‌ریزی روزانه خوب و موثر
حالا که به اهمیت برنامه‌ریزی پی بردیم باید بدانیم یک برنامه‌ریزی روزانه‌ی خوب چه ویژگی‌هایی دارد.
واقع‌بینانه است
مهم‌ترین نکته در یک برنامه‌ریزی درست و موفق این است که واقع‌بینانه باشد. شاید شما دوست داشته باشید فعالیت‌های بسیاری انجام بدهید و اهداف متعددی در سر داشته باشید. اما واقعیت این است که زمان و انرژی انسان محدود است.
برخی از افراد طوری برنامه می‌ریزند که در ۲۴ ساعت شبانه‌روز باید ۱۵ساعت کار مفید انجام بدهند! این کار کاملاً غلط است. انسان مانند ربات یا ماشین نیست که بتواند بی‌وقفه کار کند. بنابراین اگر تعداد ساعات بالایی در روز فعالیت کنید کم‌کم میزان بازدهی‌تان پایین می‌آید. این موضوع باعث می‌شود از برنامه‌تان زده شوید و آن را رها کنید.
پس درباره‌ی میزان فعالیت‌هایی که می‌توانید در طول روز داشته باشید واقع‌بین باشید. و البته بهتر است با برنامه‌ای سبک‌تر شروع کنید و کم‌کم برنامه را سنگین‌تر کنید.
اولویت‌ها در آن رعایت شده است
بسیاری از افراد برنامه‌ریزی روزانه برای خود دارند و به آن پایبند هم هستند اما همیشه کارهای مهمی دارند که در پایان روز انجام‌نشده باقی می‌ماند. آن‌ها می‌پرسند: «اگر برنامه‌ریزی کمک می‌کند تا به همه‌ی کارهایمان برسیم پس چرا همچنان برخی از کارهایمان انجام‌نشده باقی می‌مانند؟» پاسخ اینجاست که این افراد در برنامه‌ی خود اولویت‌ها را رعایت نمی‌کنند. باید به این نکته توجه کنید که انجام‌دادن کدام کارها در طول روز ضرورتی‌تر است. آن‌ها را در اولویت قرار بدهید و بعد به سراغ کارهای دیگر بروید. به این ترتیب، در پایان روز همیشه توانسته‌اید کارهای اصلی و مهم را انجام بدهید.
به انواع کارها توجه شده است
همیشه در برنامه‌تان به انواع فعالیت‌هایی که لازم است داشته باشید توجه کنید و خودتان را به یک نوع فعالیت محدود نکنید. یعنی قرار نیست مثلاْ فقط درس بخوانید. با اینکه درس‌خواندن در اولویت است اما در کنار آن باید کارهای دیگر هم انجام بدهید. مثلاْ در کارهای خانه کمک کنید، یک فیلم خوب ببینید و به بازی مورد علاقه‌تان بپردازید. این موضوع باعث می‌شود شما فردی تک‌بعدی نشوید. ذهن و جسم نیز نیاز دارند به فعالیت‌های گوناگون مشغول باشند.
البته اگر فکر می‌کنید هنوز آمادگی ندارید تا چند نوع فعالیت را با هم مدیریت کنید به اولویت‌تان پایبند باشید اما سعی کنید به مرور به این مهارت دست پیدا کنید که چند کار را با هم انجام بدهید.
زمان کافی برای استراحت دارد
همان‌طور که پیش از این اشاره کردیم، انسان مانند ربات و ماشین نیست که بتواند ساعات بسیار فعالیت مفید و سنگین انجام بدهد. در برنامه‌ریزی روزانه‌تان مدت‌زمان کافی برای استراحت قرار بدهید. در زمان استراحت نیز واقعاْ استراحت کنید. استراحت یعنی دراز بکشید، چشم‌هایتان را ببندید و سعی کنید ذهن‌تان را از همه‌چیز خالی کنید. اینکه شما دراز بکشید اما موبایل دست‌تان بگیرید و در فضای مجازی بچرخید استراحت محسوب نمی‌شود. چون در این حالت ذهن‌تان همچنان در حال بررسی مطالبی است که در فضای مجازی می‌خوانید و فرصت استراحت ندارد.
استراحت‌کردن واقعی به شما کمک می‌کند در ادامه‌ی روز بتوانید به کارهای دیگرتان برسید و مفیدتر فعالیت کنید.
الزاماْ روتین مشخصی را دنبال نمی‌کند
ممکن است فکر کنید برنامه‌ریزی روزانه یعنی به روتین مشخصی پایبند باشید. اما این‌طور نیست. ممکن است شرایط زندگی شما طوری باشد که نیاز داشته باشید گهگاه برنامه‌ی جدیدی را وارد فهرست فعالیت‌هایتان بکنید. بنابراین لازم است برنامه‌تان را تغییر بدهید. پس هدف از برنامه‌ریزی روزانه دنبال‌کردن یک روتین مشخص نیست. هدف، بهتر انجام‌دادن کارهاست.
چطور به برنامه‌ریزی روزانه خود پایبند باشیم؟
عواملی که باعث می‌شوند ما از برنامه‌ریزی خودمان دور شویم دو دسته هستند: ۱. آن‌هایی که از اختیار ما خارج‌اند ۲. آن‌هایی که در اختیار ما هستند. مثلاْ ممکن است لازم باشد در یک مهمانی شرکت کنید یا ممکن است بیمار شوید. این‌ها مواردی هستند که پیش‌آمد آن‌ها از اختیار شما خارج است. در ادامه درباره‌ی این موضوع صحبت می‌کنیم که اگر از برنامه عقب ماندیم چه کار کنیم.
اما دسته‌ی دوم از این عوامل آن‌هایی هستند که در اختیار شما هستند. اکنون با این عوامل بیش‌تر آشنا می‌شویم.
عواملی که ما را از برنامه‌ی روزانه‌مان دور می‌کنند
کسالت و تنبلی
کسالت حالتی است که اغلب بدون هیچ دلیلی سراغ افراد می‌آید. ممکن است شما یک روز صبح از خواب بیدار شوید و ببینید حوصله ندارید هیچ‌کاری انجام بدهید. در این جور مواقع بهتر است کمی به خودتان زمان بدهید. مثلا شروع کارهایتان را تا نیم‌ساعت عقب بیندازید. اما فراموش نکنید که این مدت‌زمان بیش‌تر نشود چون اگر تنبلی کنید از برنامه‌تان عقب می‌مانید.
سهل انگاری
یکی از دلایلی که باعث می‌شود افراد نتوانند به برنامه‌ی روزانه‌ی خود پایبند بمانند سهل‌انگاری است. سهل‌انگاری اغلب به دو دلیل اتفاق می‌افتد:
سرگرم‌شدن با کارهای دیگر
به هر دلیلی ممکن است شما به کارهای دیگر غیر از آنچه در اولویت برنامه‌تان هست سرگرم شوید. به هر حال همیشه کارهایی وجود دارند که انجام‌دادن آن‌ها جذاب‌تر از کارهای اولویت‌بندی‌شده است. پس باید به این نکته توجه کنید.
وقت‌گذراندن در فضای مجازی
فضای مجازی یکی دیگر عواملی است که باعث سهل‌انگاری افراد در انجام‌دادن کارهای اصلی می‌شود. حتماْ تا به حال بارها این اتفاق را تجربه کرده‌اید که می‌خواهید فقط چند دقیقه در فضای مجازی بچرخید اما وقتی به خودتان می‌آیید می‌بینید بیش‌تر از یک ساعت است که در فضای مجازی هستید.
برای اینکه این اتفاق نیفتد باید چه کار کنید؟ اول از همه بهتر است به برنامه پایبند بمانید و تلاش کنید فقط در بازه‌ای که در برنامه‌ی روزانه برای این کار درنظر گرفته‌اید سراغ فضای مجازی بروید. اما اگر این راه حل جواب نداد می‌توانید از تنظیمات مدت‌زمان استفاده از فضای مجازی کمک بگیرید. در بخش تنظیمات موبایل‌تان قسمتی وجود دارد که مدت‌زمان استفاد از فضای مجازی را محدود می‌کند. خودتان می‌توانید مشخص کنید که در طول روز از هر شبکه‌ی اجتماعی یا پیام‌رسان چقدر استفاده کنید. وقتی مدت‌زمان استفاده‌تان تمام شود آن شبکه به شکل خودکار غیرفعال می‌شود.
اگر از برنامه عقب ماندیم چه کار کنیم؟
برخی از نوجوان‌ها به محض اینکه از برنامه‌ی خود عقب بمانند آن را تغییر می‌دهند و یا رها می‌کنند. اما هردوی این تصمیم‌ها نادرست است. مثلاْ اگر دیروز از برنامه عقب مانده‌اید اولین کاری که امروز انجام می‌دهید این است که برنامه‌ی همین امروز را پی بگیرید و پس از اینکه کارهای امروز را انجام دادید به کارهای عقب‌افتاده‌ی دیروز برسید. البته ممکن است کارهای روز گذشته پیش‌زمینه‌ی کارهای امروز باشند. در این صورت ابتدا کارهای دیروز را انجام بدهید تا بتوانید به برنامه‌ی امروز هم پایبند بمانید.
برای اینکه زمان کم نیاورید لازم است از اوقات استراحت‌تان بزنید یا تعداد ساعات بیش‌تری فعالیت کنید. نگران خستگی نباشید. در پایان شب یک خواب راحت به شما کمک می‌کند تا خستگی تمام کارها از تن‌تان بیرون برود و برای روز بعد انرژی کافی داشته باشید.
بنابراین در عبارتی ساده باید بگوییم: اگر از برنامه عقب ماندید با تمام وجود تلاش کنید تا خودتان را به آن برسانید.
اپلیکیشن‌ها و برنامه‌های کامپیوتری مناسب برای برنامه‌ریزی روزانه
اپلیکیشن‌های متعددی در اینترنت هست که می‌توانید یکی از آن‌ها را دانلود و استفاده کنید. برای اینکه بدانید با کدام‌یک از این اپ‌ها بهتر ارتباط می‌گیرید بهتر است ابتدا چندتایی از آن‌ها را نصب کنید. یادتان باشد برخی از این برنامه به پرداخت درون‌برنامه‌ای نیاز دارند.
برنامه‌ریزی روزانه در اکسل
اگر با نحوه‌ی کار با نرم‌افزار اکسل آشنا هستید می‌توانید یک جدول برنامه‌ریزی در آن درست کنید و از آپشن‌های فراوان این نرم‌افزار بهره‌مند شوید.
استفاده از دفتر دفتر برنامه‌ی روزانه
ممکن است شما جرو آن دسته از نوجوان‌هایی باشید که با نوشتن در کاغذ راحت‌تر باشید. در این صورت می‌توانید یک دفتر پلنر تهیه کنید. پلنرها حاوی جدول و تقسیم‌بندی‌های لازم برای برنامه‌ریزی روزانه هستند. همچنین بخش‌های متنوع دیگری هم دارند. خوب است که یک‌بار استفاده از آن‌ها را تجربه کنید.
استفاده از فرم‌های آماده
اگر در گوگل سرچ کنید به فرم‌های آماده‌ای برخورد می‌کنید که برای برنامه‌ریزی روزانه طراحی شده‌اند. این فرم‌ها انواع گوناگونی دارند و به شکل‌های ساده تا حرفه ای طراحی شده‌اند.
آیا شما هم برنامه‌ریزی روزانه دارید؟
همان‌طور که در این مطلب متوجه شدید، داشتن برنامه‌ریزی روزانه به شما کمک می‌کند تا کارهایتان را بهتر انجام دهید و از زمان‌تان بیش‌تر استفاده کنید. اگر تا به امروز یک برنامه‌ی روزانه نداشته‌اید دست به‌کار شوید. اگر هم چنین برنامه‌ای داشته‌اید از تجربه‌تان برایمان بگویید. داشتن برنامه‌ریزی روزانه چه تاثیری در زندگی شما داشته است؟
