برقراری تعادل میان وظایف و کارهای گوناگون در زندگی آسان نیست. کار، درس، خرده‌کاری‌های هر روزه زندگی؛ درحالی‌که باید هوای دوستان و خانواده را هم داشته باشید! به همه این ها زمانی را که نیاز دارید به خودتان برسید هم اضافه کنید. در چنین معرکه‌ای بی‌شک برنامه ریزی روزانه به شما کمک می‌کند. با برنامه ریزی، مدیریت و کنترل کارها آسان‌تر می‌شود، می‌توانید میان اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت تعادل برقرار و کارها را براساس اهمیتی که برایتان دارند اولویت‌بندی کنید.
با ما همراه باشید تا ببینید چطور می‌توانید یک برنامه ریزی روزانه کارآمد داشته باشید.
مشخص کنید روزتان را چگونه می‌گذرانید
پیش از تهیه یک برنامه بهینه باید از کارهایی که طی روز انجام می‌دهید و نحوه تنظیم آن ها آگاه باشید. مثلا اگر باید به دانشگاه یا سر کار بروید، پس این موارد و زمان مربوط به آن ها در اختیار شما نیست اما در وقت‌های آزادتان خیلی راحت امکان تغییر و تصمیم‌گیری دارید.
چند روزی را به بررسی کارهایی که می‌کنید و این که زمان را چطور سپری می‌کنید، اختصاص بدهید. همه کارهایی را که انجام می‌دهید دقیق یادداشت کنید. به ویژه به زمان‌های آزادتان و کارهایی که در این اوقات انجام می‌دهید، توجه کنید. آیا این زمان‌ها را به بازی کردن می‌گذرانید یا تمیز کردن خانه؟ فهرستی از همه‌ی فعالیت‌هایتان و مدت زمان انجام هریک تهیه کنید.
زمانی را که در رفت‌و‌آمد برای کار، دانشگاه و… هستید تخمین بزنید
ما بخش عمده‌ای از روز را صرف رفتن از جایی به جای دیگر می‌کنیم. این رفت‌و‌آمدها برای ما ضروری است. زمان لازم برای این آمد‌وشدها را محاسبه کنید و در برنامه خود زمان کافی به آن ها اختصاص دهید. بهتر است برنامه تان را براساس این زمان‌ها بهبود دهید.
مشخص کنید چه زمانی بیش ترین بهرهوری را دارید
در حین برنامه ریزی به ترتیب انجام کارها توجه کنید. بهتر است کارهای مهم را که نیاز به تمرکز بیش تری دارند در زمان‌هایی انجام دهید که بیش ترین بهرهوری را دارید. بیش تر افراد صبح‌ها بهتر کار می‌کنند و بعدازظهر‌ها را به پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و ایمیل‌های دریافتی اختصاص می‌دهند.
بدانید که عادت‌های شما زندگی روزمره‌تان را تحت تأثیر قرار می‌دهند
انجام کارها براساس برنامه ریزی روزانه به ما نشان می‌دهد زندگیمان چقدر تحت تأثیر عادت‌هایمان است. گاهی برخی عادت‌های بد مانع رسیدن شما به اهدافتان می‌شوند، در مقابل برخی عادت‌ها سودمند و یاری‌رسان هستند. هنگام برنامه ریزی روزانه تان، عادت‌های سودمند و آسیب‌رسان را شناسایی کنید.
مثلا ممکن است عادت داشته باشید وقت زیادی را صرف انجام کار مورد علاقه‌تان کنید تا جایی که برای کارهای دیگر از جمله اهداف بلندمدتتان نیرویی نداشته باشید، یا چنان غرق در کارتان و تأمین خواسته‌های دیگران می‌شوید که زمانی برای استراحت و رسیدگی به خودتان ندارید. هر دوی این ها به یک اندازه آسیب‌رسان هستند. پس مهم است که بدانید عادت‌هایتان چطور بر زندگی شما تأثیر می‌گذارند.
پس از شناسایی عادت‌های آسیب‌رسان، سعی کنید با یافتن روش‌های جایگزین از زمانتان بهتر استفاده کنید. این روش‌ها ممکن است به سادگی محدود کردن زمانی باشد که صرف برخی کارها مثل بازی‌های ویدیویی، ساز زدن و… می‌کنید. بهتر است این کارها را به بعد از انجام کارهای ضروری موکول کنید. شاید هم لازم باشد کمی تمرین کنید و نه گفتن به دیگران را یاد بگیرید!
از وقت‌های تلف‌شده بکاهید
شاید برخی از کارهایی که می‌کنید اتلاف وقت به نظر برسند. برخی از آن ها واقعا اجتناب‌ناپذیر هستند مثل رفت‌و‌آمد به محل کار یا مراجعه به ادار‌ه‌ای خاص در شلوغ‌ترین ساعت روز تنها به این دلیل به یک برگه امضا شده نیازِ مبرم دارید. برنامه ریزی روزانه تان را بررسی کنید و ببینید آیا امکان دارد با ایجاد تغییرات از اتلاف وقت بکاهید. اگر امکان تغییر کارها نیست شاید بد نباشد در صورت امکان برخی کارها را در وقت‌های تلف شده‌تان انجام بدهید، مثلا می‌توانید صبحانه‌تان را در طول مسیر رفتن به سر کار و در اتوبوس میل کنید.
برنامه هر روز را شب پیش بریزید
بهتر است از پیش برای روزتان برنامه ریزی کنید. اگر تجربه‌ای در برنامه ریزی روزانه ندارید، احتمالا مدتی طول می‌کشد تا از عهده یک برنامه ریزی خوب و بی‌نقص بربیایید. بهتر است یک برنامه موقتی از ترتیب کارها و زمان لازم برای هریک تهیه کنید و امکان جابه‌جایی و انعطاف‌پذیری را هم برای آن در نظر بگیرید.
برقراری تعادل میان وظایف روزمره و اهداف بلندمدت
کارهایی که به تحقق اهداف بلندمدتتان کمک می‌کند در برنامه ریزی روزانه تان قرار دهید
شناسایی کارهایی که باید در طول روز انجام دهید در عین سادگی، دشوار است! زیرا ما همیشه نمی‌دانیم چه هدفی داریم و به چه می‌خواهیم برسیم. به علاوه کاری که اکنون مایل به انجام آن هستید ممکن است در راستای اهداف بلندمدتان نباشد. بهتر است میان این دو تعادل ایجاد کنید.
اهداف بلندمدت خود را مشخص کنید و آن ها را روی کاغذ بنویسید، خوب نیست که آن ها فقط تصویری در ذهنتان باشند. شغلی که می‌خواهید به آن برسید، افرادی که مایلید با آن ها ارتباط بیش تری داشته باشید و… همه را یادداشت کنید.
فهرستی از کارهایی که به شما در رسیدن به این اهداف کمک می‌کنند تهیه کنید و در برنامه ریزی روزانه تان زمانی را به آن ها اختصاص دهید.
انتظاراتی را که از خودتان دارید و انتظارتی را که دیگران از شما دارند تفکیک کنید
خوب است که در تعیین اهدافتان با دیگران مشورت کنید اما فراموش نکنید مهم شناسایی چیزی است که خودتان به آن علاقه دارید. بی‌شک وظایف روزمره زندگی که ممکن است ربطی به اهداف بلندمدتان نداشته باشند، بخش مهمی از برنامه ریزی روزانه تان را تشکیل می‌دهند.
مثلا شاید آرزوی پدر و مادرتان این باشد که شما وکیل شوید! اگرچه چنین آرزوهایی که بر پایه آرزوی موفقیت و شادی فرزندان هستند اما ممکن است این شغل خاص واقعا باعث خوشحالی شما نشود. بهتر است با پدر و مادرتان در این باره صحبت کنید بدترین کار این است که مطابق با خواسته دیگران زندگی کنید بدون این که بفهمید چه چیز به راستی شما را خوشحال می‌کند.
پس از این که اهدافتان را مشخص کردید، سعی کنید راهی برای هماهنگ کردن آن ها با انتظاراتی که دیگران از شما دارند بیابید. شما احتمالا نمی‌توانید قید همه انتظاراتی که دیگران از شما دارند و وظایفتان در قبال آن ها را بزنید. اما می‌توانید طوری برنامه ریزی کنید که زمان بیش تری به اهداف خودتان اختصاص یابد.
اولویت‌بندی کنید
برخی کارها باید هرچه سریع‌تر انجام شوند و برخی دیگر را می‌توان به تعویق انداخت. در برنامه ریزی روزانه‌تان به اولویت‌ها توجه کنید و سپس مدیریت زمان کنید.
در کنار برخی کارها و وظایف روزانه، گاهی کارهای از پیش ندانسته هم برایتان پیش می‌آید که لازم است وقتی برای آن ها در برنامه تان در نظر بگیرید حتی اگر آن ها در برنامه تان وجود نداشته باشند (نمی‌دانستید که قرار بوده وجود داشته باشند!). بهترین کار این است که برای انعطاف‌پذیری بیش تر در برنامه تان با وقفه‌های مناسب وقت‌های آزاد داشته باشید تا در صورت پیشامد یک کار ضروریِ غیرمنتظره، آن زمان‌ها را به این کار اختصاص دهید. اگر هم کاری پیش نیامد می‌توانید این زمان‌های آزاد را به کارهای مورد علاقه‌تان و مواردی که به پیش برد اهداف بلندمدتتان کمک می‌کنند اختصاص دهید.
برنامه ریزی روزانه خود را ثبت کنید
بهترین ابزار را برای ثبت برنامه تان پیدا کنید
نوشتن برنامه بهترین راه اطمینان از این است که طبق برنامه پیش می‌روید. در دسترس بودن برنامه امکان مرور پیوسته آن را فراهم می‌کند. بهترین روش و مناسب‌ترین ابزار را پیدا کنید و هر زمان که نیاز داشتید از گام بعدیتان باخبر شوید نگاهی به برنامه تان بیندازید.
رایانه، لپ‌تاپ، انواع اپلیکیشن‌ها و… امکان ثبت و نگهداری برنامه تان را به شما می‌دهند. حتی امکان استفاده از یادآور برای کارهای مهم هم فراهم است.
روزتان را به بخش‌های ۳۰ دقیقه‌ای تقسیم کنید
روزتان را به بخش‌های نیم‌ساعته تبدیل کنید و تخمین بزنید برای انجام هر کار چند بخش لازم است. با این روش ضرورتی ندارد با ساعت و دقیقه کارتان را پیچیده کنید.
کارهای ضروری را سریع‌تر در برنامه ریزی روزانه تان بگنجانید
کارهای ضروری و غیرقابل‌ِحذف را در آغاز برنامه ریزی در نظر بگیرید. مثلا اگر هر روز خودتان باید بچه‌ها را ساعت ۸ صبح به مدرسه برسانید و ۳ بعد‌از‌ظهر از مدرسه بردارید و پیش از هر کار دیگری این دو وظیفه ضروری و فعالیت‌های مشابه را در برنامه روزانه تان قرار دهید.
وقت‌های آزادِ انعطاف‌پذیر را فراموش نکنید
پس از گنجاندن همه وظایف و کارهای ضروری در برنامه تان، زمان‌های خالی را که مختص به هیچ فعالیتی نیستند مشخص کنید. این زمان‌ها بخش‌های انعطاف‌پذیر برنامه روزانه تان هستند. اهداف بلندمدت خود را در نظر بگیرید و فعالیت‌هایی را که به شما در رسیدن به این اهداف کمک می‌کنند به این بخش‌ها تخصیص دهید.
هم چنین وجود بخش‌های انعطاف‌پذیر امکان پوشش وظایف و کارهای پیش‌بینی نشده و دقیقه نودی را به شما می‌دهند.
مرتب برنامه روزانه تان را مرور کنید
باید به‌طور منظم برنامه تان را مرور کنید تا کارها و فعالیت‌هایی که برایشان برنامه ریزی کردید به شما یاد‌آوری شود. این کار هم چنین شما را در مسیر درست نگه می‌دارد و باعث می‌شود بیش از اندازه روی کار خاصی توقف نکنید و مطابق با زمان تخصیص یافته با آن پیش بروید.
در صورت نیاز برنامه تان را اصلاح کنید
با پیروی از برنامه روزانه تان امکان ارزیابی آن را هم خواهید داشت و مثلا می‌توانید زمان تخمینی تخصیص داده شده به فعالیت‌ها را اصلاح کنید و یا ترتیب کارها را تغییر دهید. حواستان به اهداف بلندمدتتان باشد و از آن ها غافل نشوید.
در برنامه ریزی روزانه زمانی برای خودتان در نظر بگیرید
به سلامتی خودتان توجه کنید
برنامه ریزی تنها برای رسیدن به خواسته‌های اجتماعی‌تان و بهرهوری بیش تر نیست بلکه به حفظ سلامتی و شاد بودن کمک می‌کند. پژوهش‌ها نشان دادند دانشجویانی که در برنامه ریزی خود زمانی را به خودشان اختصاص می‌دهند بهتر بر اضطراب غلبه می‌کنند و موفق‌تر هستند.
افراد گوناگون کارهای مختلفی را در این زمان‌ها انجام می‌دهند. برخی مراقبه (مدیتیشن) می‌کنند، برخی دوست دارند چرت بزنند، عده‌ای دیگر بازی‌های ویدئویی را ترجیح می‌دهند، برخی هم به ملاقات با دوستان علاقه‌مند هستند و بسیاری فعالیت‌های دیگر. فعالیت مورد‌علاقه‌تان را که از آن لذت می‌برید و فشار و اضطرابتان را کاهش می‌دهد شناسایی کنید و آن را در برنامه روزانه تان قرار دهید.
برای اختصاص زمان مشخص و قطعی به خودتان برنامه ریزی کنید
زمان‌های مشخص و ثابتی را به خودتان و کارهای موردِ علاقه‌تان اختصاص بدهید. با این که از اهمیت توجه به خودتان آگاه هستید ممکن است بدون تعیین زمان‌های مشخص و قطعی، از آن غافل شوید.
ماساژ ماهانه، ۳۰ دقیقه بازی در روز و… یا هر فعالیتی که برایتان لذت‌بخش است را در برنامه تان قرار بدهید. اختصاص زمانی به خودتان و کارهای موردِ علاقه‌تان باعث می‌شود انجام کارهای ضروری ناخوشایند آسان‌تر شود.
به خودتان پاداش بدهید
درحالی‌که مطابق با برنامه تان پیش می‌روید به خاطر تلاشی که می‌کنید به خودتان پاداش بدهید. مثلا پس از اتمام موفقیت‌آمیز فعالیتی در زمان معین، به عنوان جایزه خوراکیِ موردِ علاقه‌تان را به خودتان تقدیم و نوشِ جان کنید و از آن لذت ببرید. این حس خوب و لذت‌بخش به شما در ایجاد تغییرات رفتاری کمک می‌کند.
سلامت نیوز
